Imagem ilustrativa - backlog na manutenção

O que é backlog na manutenção? Saiba agora como calculá-lo

Com uma agenda repleta de atividades, os profissionais de manutenção precisam cronometrar cada segundo do trabalho para que tudo aconteça como o esperado. Dessa forma, ao aplicar o cálculo do backlog, se torna muito mais simples compreender onde estão as falhas de produtividade e o tempo ocioso da equipe.

Esse indicador se baseia na quantidade de atividades pendentes e traz respostas sobre quanto tempo os problemas levam para ser resolvidos internamente. Como resultado, os gestores de manutenção conseguem fazer investimentos com um olhar estratégico em relação ao que precisa ser aprimorado e focar nas prioridades.

Quer saber mais? Vamos mostrar o que é backlog na manutenção e como usar o cálculo. Acompanhe!

Entenda o conceito de backlog

Usado pelos gestores de manutenção, o backlog é um indicador de tempo e, na prática, pode ser classificado como o processo usado para medir a quantidade de atividades pendentes. Em tradução livre, o termo significa “atraso” e vai muito além de apenas lidar com problemas com prazos.

O backlog é muito usado também em listas de outras ações que precisam ser realizadas no cronograma, como manutenções corretivas e de prevenção. Uma comparação que costuma ser muito esclarecedora para definir o conceito é imaginar que a porta da oficina de reparos fechou para receber novos casos.

Em quanto tempo todo o trabalho acumulado de manutenção seria resolvido? O backlog é o caminho na hora de responder essa pergunta e facilitar a produtividade de maneira geral. Se trata da soma da carga de vários serviços que envolvem manutenções preventivas, melhorias, instalações, corretivas, entre outros.

Manutenções

Em relação às manutenções, o backlog trata da soma da carga de vários serviços essenciais para o funcionamento correto das máquinas da indústria. Para que isso fique claro e a medida seja usada com eficiência, o gestor precisa ter noção completa de todo o processo de produção interna e quais são os seus principais problemas. Veja, a seguir, em detalhes o planejamento de controle da manutenção:

  • criação de planos: inspeção, prevenção, preditiva e lubrificação;
  • programa: definição de maneira conjunta com o PCP as melhores datas para realizar as atividades;
  • garantia de execução: geração de ordens de serviços;
  • controle: recolhimento de informações que se transformam em dados elaborados por indicadores.

O primeiro passo do fluxo da ordem de serviço é o planejamento dos recursos na manutenção. Logo depois, começa a etapa de programação para que tudo seja realizado corretamente, seguida pela execução e retorna ao PCM para ficar sob controle.

Durante essa etapa, as informações são colhidas e, a partir disso, são gerados os dados que fazem parte dos indicadores. Ao final, depois da etapa de controle, acontece o encerramento da ordem de serviço.

Descubra como a fórmula funciona

Antes de mais nada é preciso citar que o backlog tem como objetivo medir a carga horária aplicada em todas as sequências do planejamento, programação, execução e controle. Assim, com essa base, fica mais simples fazer as comparações com os recursos que estão disponíveis na hora de realizar a conclusão.

Cálculo do backlog

Por se tratar de um indicador de tempo, o cálculo do backlog precisa ser feito em minutos, horas, semanas, meses e assim por diante. Na prática, a fórmula é a soma dos valores de homem-hora ao serem aplicados em O.S planejadas, que estão pendentes, programadas e em execução. Tudo isso dividido pelo valor total do Homem-Hora com disponibilidade.

Fórmula para calcular backlog na manutenção

Uma dica muito importante é considerar somente o tempo de produção da mão de obra. Isso porque o time de colaboradores não trabalha o tempo todo enquanto estão na empresa. Diante disso, se torna necessário descontar os períodos de inatividade e possíveis desperdícios que tendem a atrasar o trabalho com frequência. O grande segredo, aqui, é medir o fator de produtividade dos colaboradores para ter o backlog exato.

Exemplo

Para que fique mais claro sobre como calcular o backlog, vamos mostrar um exemplo. Vamos imaginar que em sua indústria foi levantada a existência de 120 HH de ordens de serviços planejadas, 50 HH de ordens de serviços pendentes, 250 HH em ordens programadas de serviço e 120 HH em ordens executadas.

Com esses números em mãos, você tem o total de 540 HH. Com isso, o resultado de HH disponível para terminar o trabalho pendente será de 140,12 a partir do fator produtividade dos colaboradores que é de 31%. O backlog, nesse caso, fica em 3,85.

Foco em prioridades

O gerenciamento do backlog é muito importante para a empresa por permitir que o trabalho seja realizado sempre com foco nas prioridades. Além disso, esse tipo de indicadores também traz uma visão muito clara da capacidade do time de manutenção e isso faz toda a diferença no momento de registrar, por exemplo, quanto tempo demora para uma falha nas máquinas ser corrigida.

Por isso, é indispensável que as tarefas sejam executadas conforme os cálculos do backlog para garantir que os colaboradores responsáveis por cada ação estejam aptos a realizá-las e reduzir custos. Sem contar que facilita ainda a capacidade de mensurar os desempenhos na avaliação se realmente são satisfatórios ou não em comparação com as metas determinadas nos planejamentos.

Boas práticas

Como o indicador mede o volume de trabalho que a ser finalizado, um dos seus principais benefícios está em mostrar quando uma equipe está sobrecarregada ou com tempo ocioso. Além disso, evidencia se existem muitas solicitações sendo aprovadas no setor sem a real necessidade de executá-las. O principal objetivo deve ser criar soluções estratégicas focadas nas boas práticas do backlog.

Entre as principais podemos ressaltar a definição prévia de quem será o profissional responsável por aprovar as solicitações, medir os fatores de desempenho da equipe a partir da divisão de fatores, como disciplina e áreas de manutenção, medir o backlog total, medir os níveis de produtividade da equipe e definir uma meta.

Pronto! Agora você já sabe o que é backlog de manutenção e como aplicá-lo para melhorar os resultados da empresa.

Esse tipo de conhecimento se torna essencial em um mercado tão concorrido como o atual em que cada segundo perdido de produtividade é extremamente prejudicial na indústria. Ou seja, utilizar de maneira correta os cálculos permite a correção do que causa prejuízos e ainda aprimora os processos internos.

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