Descubra o que é EDI e os benefícios que pode trazer para a indústria

Em um mercado cada vez mais globalizado, a interação entre diversas empresas, em suas trocas comerciais e negociações, tem se tornado cada vez mais comum. Atualmente é normal que até mesmo indústrias sediadas em continentes diferentes tenham laços comerciais.

Para que tais laços sejam funcionais, porém, seus gestores devem compreender o que é EDI e fazer uso da tecnologia. Isso ocorre porque ela é a principal responsável pela comunicação eficiente entre empresas que, boa parte das vezes, fazem uso de sistemas diferentes o que, antes do EDI, tornaria a tarefa de comunicação cara e complexa.

Gostaria de entender a fundo o que é EDI? Continue a leitura e descubra a importância desta tecnologia para sua empresa.

Afinal, o que é EDI?

Todo o gestor entende que a comunicação entre empresas é necessária, seja para vender produtos ou para adquirir insumos produtivos. A grande questão é que raramente empresas diferentes fazem uso do mesmo sistema, o que torna a troca de informações entre seus softwares de controle e gestão, como o ERP, complexa.

O Electronic Data Interchange, também conhecido como EDI — em Português Intercâmbio Eletrônico de Dados — surgiu como uma solução para este problema de comunicação.

Basicamente, o objetivo da tecnologia é viabilizar a comunicação entre sistemas criados por desenvolvedores diferentes. Para que isso seja possível porém, é necessário que o desenvolvimento de ambos os sistemas, siga um padrão previamente estabelecido.

Este padrão, que deve ser compartilhado entre os dois sistemas, é denominado Layout EDI. Ele funciona como um guia com orientações a respeito dos arquivos gerados e lidos pelos softwares. Como exemplos de Layout EDI, podemos citar o formato XML que utiliza o padrão EDI PROCEDA para criar arquivos TXT.

O EDI pode ser utilizado por qualquer empresa, independentemente de seu porte ou setor de atuação. O principal benefício, auferido pela tecnologia, é a troca ágil de informações sem o intermédio de terceiros, o que eleva a segurança da operação e permite que ela seja realizada mais rapidamente.

Quais os principais benefícios do EDI?

Agora que você sabe o que é EDI, e entende a importância desta tecnologia, é hora de conhecer mais a fundo os benefícios auferidos por ele. Continue a leitura e descubra como o EDI pode ajudar sua empresa.

Ganho de tempo e de segurança

Antes da criação do EDI, a troca de informações entre empresas, com sistemas diferentes, era lenta e complexa. A operação exigia que um colaborador ficasse responsável por receber os arquivos, provenientes da empresa parceira, e incluí-los no software da companhia em que trabalha.

O trabalho manual tornava todo o processo lento, pois além de precisar inserir as informações no sistema, o colaborador precisava revisar várias vezes a atividade realizada para garantir que não havia cometido nenhum erro. Infelizmente, mesmo com esse cuidado, não eram poucas as vezes em que erros humanos eram cometidos.

Como o EDI permite a troca direta de informações entre os dois softwares, ele possibilita que essa operação seja realizada em tempo real, o que reduz os custos de tempo, elimina o erro humano e ainda abre espaço para que a empresa posicione o colaborador, antes responsável pela tarefa, em uma área mais produtiva.

Aumento de produtividade

Uma vez que os colaboradores, antes responsáveis pela digitalização de arquivos provenientes de empresas parceiras, são alocados em áreas mais estratégicas para a empresa, a eficiência na operação do negócio aumenta, o que eleva sua produtividade e, por consequência, seus lucros.

Outro ponto importante a ser considerado é que, uma vez que a troca de informações é efetuada com maior agilidade, os gestores da companhia têm acesso a dados importantes em períodos mais curtos. Tal comodidade permite que eles identifiquem possíveis problemas, e até mesmo oportunidades de mercado, mais rapidamente, otimizando assim o processo para tomada de decisões estratégicas.

Redução de custos

Quando a troca de arquivos, entre empresas parceiras, não é feita automaticamente, uma enorme quantidade de documentos costuma ser enviada, registrando as mais diversas operações entre as companhias. Esta troca de arquivos físicos gera custos com a aquisição de papéis, impressão, armazenamento e envio.

Ao fazer uso do EDI, e efetuar a troca de informações entre sistemas automaticamente, as empresas em questão podem eliminar todos estes custos, o que representa uma economia significativa de recursos em seus caixas.

Além disso, ao enviar documentos para seus clientes em formato digital, como as notas fiscais eletrônicas, a companhia aumenta a comodidade para eles, o que pode ser encarado como uma vantagem competitiva.

Melhoria na comunicação entre empresas parceiras

Uma boa parceria de negócios deve ser pautada em confiança e credibilidade. Por esse motivo, eventos que abalam a confiança, como o atraso no envio de notas ou o extravio de produtos enviados, podem gerar graves consequências e até mesmo pôr fim a uma parceria de sucesso.

Ao permitir a comunicação direta entre os softwares de empresas diferentes, o EDI elimina problemas como o atraso no envio de documentos. A tecnologia também permite que as duas empresas monitorem juntas o envio de bens, o que eleva a segurança da operação e melhora a relação entre as duas instituições.

O EDI torna a interação entre empresas parceiras mais clara, o que tende a eliminar mal entendidos e a reduzir a possibilidade de atritos prejudiciais aos negócios.

O que levar em consideração antes de implementar o EDI?

Antes de escolher o sistema ideal para sua empresa, o gestor precisa mapear suas necessidades. Isso ocorre porque o melhor software é aquele que atende, de forma mais completa, as demandas de seu negócio. Este mapeamento deve ser apresentado a uma desenvolvedora de softwares conhecida por sua excelência no mercado.

Outro ponto importante, que com toda a certeza não deve ser deixado de lado durante a automação, é a capacitação dos colaboradores. Afinal, por mais eficaz que seja uma ferramenta, se seus operadores não souberem como fazer uso dela, seu potencial será perdido.

Tomando tais cuidados, o gestor terá sucesso tanto na escolha quanto na implantação do EDI em sua empresa.

Com o mercado cada vez mais concorrido, tecnologias como o EDI, que otimizam parcerias estratégicas, tendem a se tornar cada vez mais relevantes. Portanto, todo o negócio que pretende crescer precisa conhecer e implementar os benefícios auferidos por esse tipo de sistema.

Agora que você sabe o que é EDI, e entende como ele pode ajudar sua empresa, gostaria de continuar se informando sobre os meios para otimizar a gestão de seu negócio? Leia este artigo e aprenda como fazer a previsão de demanda nas indústrias.

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