O que é Matriz GUT e como usá-la na manutenção industrial?

Determinar o que é mais ou menos crítico em uma rotina de controle de qualidade industrial é um dos maiores desafios dos gestores, principalmente quando consideramos o grande volume de concorrências e exigências que nos deparamos hoje em dia. A boa notícia é que existem ferramentas para isso, como a Matriz GUT.

Ainda assim, existem fatores que você deve considerar ao utilizar esse recurso para não comprometer alguns processos em detrimento de outros. Por isso, existem meios para você personalizar a sua Matriz GUT e focar apenas naquilo que é realmente necessário para o seu negócio.

Ficou interessado? Continue a leitura até o final e saiba como fazer isso!

Qual a importância de contextualizar problemas?

No contexto industrial, priorizar cada tarefa é muito importante para assegurar que as demandas continuem sendo resolvidas e não haja perda de produtividade. Sem isso, desperdiçam recursos em problemas menos importantes, enquanto negligenciam questões críticas.

Isso inclui entender as causas subjacentes, os impactos potenciais e as interações com outros fatores ou processos. Na prática, é estudar o problema para minimizá-lo o mais rápido possível e evitar que ele se replique.

O que é a Matriz GUT?

Matriz GUT é uma ferramenta de gestão utilizada para priorizar problemas, tarefas ou decisões com base em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Ela ajuda a classificar e organizar as questões de acordo com sua importância e necessidade de ação, permitindo que gestores e equipes tomem decisões informadas sobre onde focar seus esforços.

Resumem os componentes e critérios desta forma:

  • Gravidade: avalia o impacto do problema ou tarefa caso não resolvam. Pode ser baseada em uma pergunta-chave: “qual é a extensão do dano ou prejuízo causado pela situação?”;
  • Urgência: mede a necessidade de resolução da situação ou da tarefa em termos de tempo. Para avaliar, o ideal é se questionar em quanto tempo aquela questão pode ser resolvida;
  • Tendência: considera a probabilidade de o problema se agravar com o tempo. Existe possibilidade de a situação piorar se nada for feito? Pense nisso antes de definir um atributo à Tendência.

Por falar em atributos, a Matriz GUT utiliza uma métrica para definir o peso de cada critério. Falaremos disso mais à frente.

Como a Matriz GUT surgiu?

Esse modelo de categorização de problemas foi criado por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, em 1981. Inspiraram-se nos princípios da gestão da qualidade total (TQM) e em outras metodologias de melhoria contínua, como o Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Nos anos 1960 e 1970, a necessidade de métodos para priorizar problemas levou ao desenvolvimento de diversas ferramentas de gestão. Entre elas, a Análise de Pareto, o Diagrama de Ishikawa (ou Diagrama de Causa e Efeito) e o Brainstorming. A Matriz GUT surgiu aí, como uma forma de priorizar problemas com base nos critérios que falamos no tópico anterior.

Popularização

Como podem aplicar a Matriz GUT a diferentes contextos, incluindo fora do segmento industrial, ela é muito difundida também em outros campos, como tecnologia da informação, saúde e até educação. Hoje, é comum encontrar empresas grandes desses setores utilizando esse método.

Outro ponto positivo é a facilidade de integração com outras ferramentas. Sistemas de Gerenciamento de Manutenção Computadorizada (CMMS), por exemplo, incorporaram a Matriz GUT para ajudar na priorização de tarefas de manutenção.

Como funciona o sistema de atribuição de valores?

Atribuem os pesos por meio de uma avaliação subjetiva e quantitativa dos problemas ou tarefas, sempre utilizando os três critérios da sigla — Gravidade, Urgência e Tendência. A partir disso, uma nota de 1 a 5 é conferida a cada uma dessas esferas.

Os valores referentes aos números são os descritos abaixo por tipo de critério.

Gravidade (G)

  • 1 (baixa): impacto insignificante, sem grandes consequências;
  • 2 (moderada): impacto pequeno, mas perceptível;
  • 3 (alta): impacto considerável, que pode afetar a eficiência ou operação;
  • 4 (muito alta): impacto sério, causando interrupções significativas;
  • 5 (catastrófica): impacto extremamente grave, com danos críticos à operação, segurança ou finanças.

Urgência (U)

  • 1 (baixa): pode esperar sem grandes consequências;
  • 2 (moderada): devem resolver em um prazo razoável;
  • 3 (alta): deve ser resolvido em breve;
  • 4 (muito alta): precisa de atenção imediata, mas não emergencial;
  • 5 (imediata): requer ação imediata para evitar consequências graves.

Tendência (T)

  • 1 (baixa): pouca ou nenhuma chance de piorar.
  • 2 (moderada): pode piorar lentamente.
  • 3 (alta): deve piorar significativamente com o tempo.
  • 4 (muito alta): tendência a se agravar rapidamente.
  • 5 (extrema): vai piorar de forma drástica em pouco tempo.

Multiplicação e pontuação de valores

Após a atribuição, você deve multiplicar os valores para chegar a um número final que permite a priorização. Imagine que um funcionário precisou faltar no dia de uma manutenção importante, de um maquinário que afeta sensivelmente a produção.

Nesse caso, você pode atribuir os números 3 (Gravidade), 4 (Urgência) e 2 (Tendência). Para definir a prioridade, só multiplicar desta forma: 3 x 4 x 2 = 24. Em uma escala de 1 a 125, você saberá se deve colocar o problema no topo da lista ou se pode aguardar.

Quando lidam com diversas situações ao mesmo tempo, é importante analisar o número atribuído a cada critério e calcular para evitar investir em problemas que parecem graves mas podem esperar.

Como montar uma Matriz GUT personalizada?

Veja quais são os passos para ter uma Matriz GUT personalizada para a sua empresa.

Integre a ferramenta ao PCM (Planejamento e Controle de Manutenção)

Com uma integração completa ao PCM, a Matriz GUT facilita muito a rotina de manutenção e evita a perda de produção com equipamentos parados mais tempo que o necessário. Além disso, é possível decidir entre duas manutenções quando elas acontecerem ao mesmo tempo.

Use softwares de controle CMMS

Esses sistemas permitem a coleta e a análise de dados de manutenção, facilitando a avaliação dos critérios de GUT e a priorização de problemas.Os CMMS também ajudam a monitorar o progresso das ações corretivas e a garantir que os problemas sejam resolvidos de acordo com suas prioridades. Podem fazer tudo isso em tempo real e sem custos adicionais.

Defina quais serão os critérios para o seu contexto

Ainda que tenhamos mostrado os principais parâmetros de avaliação que você deve utilizar quando for preciso aplicar a Matriz GUT, o ideal é que você defina os seus, de acordo com a sua realidade operacional. Às vezes, o tempo é sempre um problema maior a ser contornado. Por isso, você pode mexer na descrição de cada valor para dar mais ênfase a essa questão, por exemplo.

Desenvolva planos de ação

Com base na classificação, desenvolva um plano de ação para resolver os problemas mais críticos primeiro. Assegure-se de alocar os recursos e o tempo conforme a prioridade estabelecida para a sua realidade — esse fator é importantíssimo.

Como isso se aplica à manutenção industrial?

Ao longo do texto, citamos alguns exemplos relacionados à indústria e explicamos como a Matriz GUT é útil para evitar problemas maiores. Veja só outros cenários fictícios que podem se aplicar à sua rotina.

Manutenção de um motor elétrico

Imagine que você tem uma manutenção de um motor elétrico programada para semana que vem, mas descobriu um vazamento de óleo. Nesse caso, seria ideal definir as atribuições assim:

  • Gravidade (G): 4 (Pode causar danos se não corrigirem);
  • Urgência (U): 4 (Devem tratar quanto antes);
  • Tendência (T): 3 (O vazamento pode aumentar com o tempo).

Nesse caso, com um resultado de 48 na escala (4 x 4 x 3), a ação mais indicada é reagendar a manutenção para uma data mais próxima, ainda que não afete a produção necessariamente.

Falha em equipamento crítico

Um equipamento fundamental para a produção parou de funcionar completamente e toda a cadeia está interrompida. Você poderia, por exemplo, classifcar o evento como:

  • Gravidade (G): 5 (Impacto significativo na produção);
  • Urgência (U): 5 (Necessidade de reparo imediato);
  • Tendência (T): 4 (Risco alto de agravamento).

Com uma pontuação de 100 (5 x 5 x 4), fica claro que devem resolver o quadro imediatamente. Vale a pena alocar profissionais de outros setores para tentar reverter o cenário, ainda que isso prejudique o andamento de outras tarefas.

Chegamos ao final do nosso conteúdo e esperamos que essas explicações sobre o que é Matriz GUT e como aplicá-la no contexto industrial facilitem o entendimento de que ela é um recurso muito vantajoso, principalmente por melhorar a rotina de manutenções como um todo.

Vale dizer, porém, que você precisa treinar sua equipe e seus gestores para tirar todo proveito possível dessa ferramenta. Pouco adianta investir em softwares de controle se os colaboradores não se sentirem à vontade e entender que esse recurso veio para otimizar os processos.

Se você ainda tiver dúvidas, vale a pena contratar uma empresa especializada em processos industriais para prestar consultoria e ajudar com os ajustes finais da estratégia. Dessa forma, você aproveita o potencial todo da prática e não corre riscos de priorizar inadequadamente qualquer evento imprevisto que surja.

Gostou deste material? Aproveite para baixar gratuitamente nosso guia completo sobre manutenção industrial e otimizar a rotina da sua empresa!

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