melhoria de processos

(BPI) Melhoria de Processos: saiba quais são os seus benefícios e como aplicar

Existem diversas empresas com vontade de aprimorar os processos internos. Uma vez que todo processo realizado dentro de uma corporação, mesmo que pequeno, afeta diretamente o desempenho de todas as atividades. 

Por isso, o BPI (Melhoria de Processos) está sendo constantemente estudado por gestores e analistas de processo nas empresas. Este conceito basicamente consiste na reformulação dos processos.

Esse tipo de abordagem auxilia nas organizações e otimiza os processos para que os resultados sejam atingidos de forma mais ágil. 

Neste texto, vamos te explicar o que significa BPI e como essas melhorias podem beneficiar o desempenho da sua empresa. Continue a leitura!

Afinal, o que é BPI?

BPI é uma abreviação para Business Process Improvement, que traduzido para o português é conhecido como Melhoria de Processos. 

A Melhoria de Processos tem como objetivo a otimização de resultados tanto nos processos internos, quanto externos. 

Ele ocorre através de uma análise aprofundada de como as metodologias acontecem. Dessa forma, é possível entender o que pode mudar. 

Muitas pessoas confundem a melhoria de processos com a automação de processos, porém, são dois termos distintos.

Mesmo que possam caminhar juntas, elas não são codependentes. Afinal, você pode melhorar alguns processos e automatizá-los para maior agilidade, porém, nem sempre é a única solução. 

Conheça os benefícios do BPI 

Agora que já explicamos o que é BPI e a sua importância nos negócios, confira quais são os principais benefícios que ele pode oferecer: 

  1. Redução dos custos

Ao mapear quais são os pontos principais para melhoria, é possível ver uma queda significativa nos gastos. Dessa forma, você poderá realocar a verba para outros investimentos.

Normalmente, em uma indústria, localizar pontos de desperdícios ou perdas na produção não é difícil, normalmente eles são facilmente identificáveis pelos profissionais que estão envolvidos nos processos. 

Mudando de cenário, imagine que uma clínica odontológica comece a incrementar as Melhorias de Processos e descubra que estão gastando mais do que o necessário no momento de fazer clareamento dental e demais procedimentos de rotina.

Após toda a análise e o processo de resolução, verificando o que é ou não necessário e quais aspectos otimizar, é possível começar a investir em outras aplicações, como o uso de impressoras 3D para criar protótipos que podem ser utilizados em implante dentário, por exemplo.

    2. Maior agilidade 

Nem sempre os processos a serem melhorados estão relacionados a despesas em excesso. Existem alguns casos em que o que precisa ser otimizado é a produtividade e a diminuição de tempo para realizar algumas atividades. 

Identificar quais são as lacunas a serem reestruturadas e agir diretamente no problema pode gerar uma excelente mudança no quesito tempo. 

Para evitar essas situações, confira nosso artigo com 6 práticas para otimizar o tempo na indústria para otimizar o tempo no ambiente industrial.

Por exemplo, se determinado profissional de área de vendas demora muito tempo para fazer um orçamento de um cliente que deseja saber quanto custa um clareamento, ele pode vir a perder outros atendimentos e até mesmo atrasar as futuras consultas. 

Ao utilizar o BPI, é possível criar um novo método para atendimento e assim, o desempenho desse profissional será muito mais ágil. 

3. Aumento de lucros

Esse benefício tem forte ligação com o tópico anterior. Afinal, quanto maior a produtividade, maior o lucro de uma empresa. 

Vamos continuar utilizando o exemplo da área odontológica. 

Imagine que uma consulta para orçamento de um tratamento de canal leva em média 1 hora. Após a melhoria desse processo, esse mesmo atendimento diminuiu o tempo pela metade. 

Em uma indústria, dentre várias ações, o aumento de produtividade pode ser alcançado por meio de uma política de treinamento de colaboradores, fornecimento de bons instrumentos de trabalho e um ambiente seguro.

Essa metodologia pode ser aplicada em todos os segmentos, basta adaptar para as tarefas que acontecem na empresa. 

Descubra como aplicar a Melhoria de Processos

Não existe uma receita mágica para o sucesso. Contudo, existem alguns passos essenciais capazes de guiar o início desse processo.

Eles são: 

  1. Identificação de processos

Antes de tudo, é preciso fazer um levantamento de todos os pontos a serem melhorados. Separamos alguns tópicos essenciais que precisam ser analisados: 

  • Qual a importância desses processos;
  • Quais produtos ou serviços são entregues;
  • Estes processos estão sendo entregues com qualidade; 
  • Quais métricas e indicadores estão sendo usados.

Após responder todas esses tópicos, é muito provável que os apontamentos surjam quase que de forma automática. 

  1. Elenque as prioridades

Após identificar todos os pontos a serem otimizados, é preciso fazer uma priorização de qual será a ordem de resolução. 

Elenque-os até que você obtenha uma lista com a ordem de ação. O que não recomendamos é que você tente melhorar vários de uma única vez, até porque existem casos que só de começar a otimização de um aspecto, o outro se soluciona rapidamente. 

2. Definição de um novo fluxo

Nesta etapa é preciso definir quais serão as mudanças necessárias para que haja um novo fluxo na organização. É importante que todos os passos sejam registrados para que nada se perca. 

Desse modo, será possível ter uma noção mais ampliada de toda a melhoria. Afinal, um bom controle da situação garante que o resultados não seja comprometido. 

3. Cuidados no momento das mudanças

Ao colocar em prática, é muito provável que alguns membros da empresa se assustem com as mudança. Contudo, é possível realizar treinamentos e workshops para que eles se adequem à nova realidade. 

Outro ponto crucial é o acompanhamento dos resultados. É preciso medir o avanço dos processos a todo instante, afinal, a melhoria deve ser contínua. 

Conclusão

Neste artigo você pôde aprender um pouco mais sobre a Melhoria de Processos dentro das empresas e quais são os seus benefícios.

Caso você não tenha uma equipe especializada na otimização, é preciso que você busque especialistas aptos a te ajudar. 

Dessa forma, é possível ter uma maior assertividade em todas as mudanças feitas. 

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