POP

O que é um POP e como criar um procedimento padrão

POP é a sigla usada para Procedimento Operacional Padrão. Esse é um documento oficial interno das empresas para formalizar e orientar os colaboradores em relação ao que deve ser feito em determinadas situações e como.

Na prática, esse é um recurso indispensável para garantir o alinhamento entre os colaboradores. Portanto, sempre que um procedimento for criado ou atualizado deve contar também com a documentação do POP.

O objetivo dessa documentação é melhorar a produtividade, reduzir custos e tornar as rotinas mais fluídas e seguras ao compartilhar, de maneira oficial, como cada procedimento deve ser feito. Por isso, é essencial na indústria.

Neste artigo, você confere agora um passo a passo para criar um POP no seu negócio. Vamos lá?

Defina qual vai ser tipo do POP

O primeiro passo é identificar qual o tipo de informação que a sua documentação terá. Afinal, o POP pode ser de:

  • qualidade — é preciso documentar com detalhes e de maneira didática os procedimentos padrões;
  • segurança — essenciais no dia a dia do chão de fábrica, esse modelo formaliza as principais regras para a segurança do operador, como uso de EPI;
  • armazenamento — relacionado aos procedimentos necessários para a armazenagem correta de produtos visando a manutenção da qualidade e evitar prejuízos;
  • metódicos — modelo usado para o alinhamento de como agir em situações de contingência, com o intuito de guiar a equipe da melhor maneira para resolver um problema;
  • arquivamento — utilizados em processos de auditoria ou fiscalização no caso de arquivamento de documentos importantes para a empresa.

Planeje a estrutura do documento

Depois de identificar a finalidade do seu POP é necessário estruturar como as informações ficarão dispostas no documento. Isso é importante uma vez que o formato escolhido pode impactar diretamente na compreensão do conteúdo. É claro que isso vai refletir, na prática, na qualidade das ações dos colaboradores após a leitura.

Considerando esse aspecto, é possível usar um mais formatos no documento, sendo eles:

  • passo a passo;
  • checklist;
  • fluxograma;
  • framework.

É interessante usar imagens de referências no dia a dia para ilustrar e facilitar a leitura da documentação. Além disso, reforçamos a importância de realizar um benchmarking antes de bater o martelo de como a estrutura será. Veja o que o mercado tem feito em cenários semelhantes ao seu e veja o que faz sentido aplicar

Preencha a documentação e revise

Assim como a estrutura do POP impacta na compreensão do documento, a forma de linguagem escrita também pode definir a qualidade prática das orientações. Portanto, indicamos que evite o uso de termos difíceis e opte por uma linguagem direta e simples.

Caso seja necessário aplicar palavras e expressões mais complexas, geralmente relacionadas a questões técnicas, busque sempre explicar o conceito para o leitor.

Tenha um plano de veiculação

Um ponto que é extremamente sensível em relação ao POP diz respeito a sua divulgação interna entre os colaboradores. É importante acionar a equipe de Comunicação Corporativa e de processos de negócios para ajudarem a definir as melhores boas práticas para divulgação do documento.

Disponibilizar a documentação em difícil acesso ou mesmo não ter um plano de ação de treinamento sobre as informações é desperdiçar o esforço empregado no POP.

Ao longo deste artigo, vimos quais os tipos de POP e o que deve ser observado na construção desse documento. Esperamos que o nosso conteúdo tenha sido útil para você.

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