prestador de serviço na indústria

Prestadores de serviço: como trabalhar com eles na indústria

A prestação de serviços no Brasil tem lá seus desafios, mas quando o trabalho é bem organizado e com boa comunicação, o resultado ultrapassa a barreira da excelência. E como alcançar essa marca? Estabelecer formas de atuação com o prestador de serviço na indústria garante que todas as demandas sejam atendidas e da melhor forma possível.

Se essas são suas características, você está no conteúdo certo! Nas próximas linhas, vamos te orientar sobre a atuação no ramo industrial com foco em potencializar seus resultados e aumentar a produtividade.

Como se relacionar com o prestador de serviços na indústria

Contratação

Primeiro, começando pela contratação. Esse quesito parece bem óbvio, porém não é. A pessoa contratada precisa ter domínio sobre o tipo de indústria que irá atuar e mais ainda, ter algumas características que poderão fazer toda a diferença.

A prestação de serviços industrial exige experiência para mais que fazer as manutenções preventivas, estar atento e sempre a postos nas corretivas. Sem contar que existe a possibilidade de atendimentos emergenciais.

Vamos pensar no seguinte cenário: tudo corre muito bem numa manhã, até que o principal maquinário deixa de funcionar. E para ajudar, existe uma grande remessa de produção a ser entregue com prazo e essa interrupção vai gerar atraso. O prestador de serviços é acionado, porém não tem conhecimento sobre aquele maquinário…. E então?

Viu como não é tão simples assim a contratação de um prestador ou até mesmo de uma empresa que será responsável pelo serviço?

Caso seja um profissional, peça referências e até mesmo indicação. Faça testes e mais ainda, questione como é a organização das chamadas (é imprescindível e você saberá o porquê mais adiante) e a disponibilidade para essas demandas de emergência.

Já para prestadoras, foque naquelas que são especializadas e por mais que um técnico esteja dentro da grade de atendimento, confirme sobre as qualificações.

Agora, existem também outras características como pontualidade, qualidade do serviço prestado, emissão da documentação em perfeito estado como ordem de serviço e relatórios fotográficos, além da responsabilidade de cumprir a agenda estipulada, que devem entrar na sua lista de exigências.

Agenda de visitas e histórico

Todo maquinário precisa de uma agenda para que todos os tipos de manutenção sejam realizados, com foco em evitar a que mais demanda custo: a corretiva.

A importância dessa agenda já diz por si só: cada equipamento tem suas necessidades de acordo com frequência de uso, a forma como é manipulado e a troca de peças no tempo ideal.

E como promover os dias certos para manutenção, de acordo com o que cada equipamento necessita? Mais que ter a agenda tradicional daquelas que a gente tem sempre à mão, existem as rasuras e quando se está longe ficamos perdidos por não ter acesso à informação desejada. Com isso, o formato digital é muito bem-vindo nessa hora.

A vantagem é ter acesso em qualquer lugar via aplicativo no smartphone e mais ainda, saber quem será o responsável pela chamada, a ponto de notificá-lo automaticamente a tempo sobre qualquer mudança ou novidade que venha acontecer.

Essa ferramenta não espera que a comunicação seja feita verbalmente, porque muitas vezes ela escapa por distração ou até mesmo com aquele famoso “deixa que eu aviso depois” que acaba passando e prejudicando todo o fluxo de manutenção.

A agenda digital pode ser acessada de qualquer lugar, a qualquer hora. Sem contar que já existem programas próprios para visitas externas, o que facilita todo esse processo.

Pontualidade

Agora vamos colocar o dedo na ferida. Quem nunca desmarcou um compromisso, deixou de almoçar e ficou esperando por horas o técnico que não apareceu?

Além da ausência no dia e horário agendados, causa realmente um desconforto, mexe com toda a rotina da pessoa que está responsável pela visita. Sem contar na falta de comunicação para justificar o motivo do atraso, uma previsão de quando o técnico vai chegar e quando ele vai aparecer.

E para conhecimento, a pontualidade é a principal reclamação no setor de prestação de serviços. Mas o seu cenário pode ser completamente diferente.

Esse atraso muitas vezes não acontece em vão. Uma chamada de emergência mais urgente que a sua pode entrar na frente. Ou até mesmo a visita anterior demorar mais que o previsto porque o problema detectado é maior que imaginado. Tudo bem que isso acontece, mas o que não pode é o cliente ficar na mão.

Afinal, imprevistos realmente fazem parte da rotina e se você tem um contrato, quer ser atendido de acordo com o que foi estipulado, certo?

Primeiro, a comunicação sempre deve acontecer em casos de atrasos ou o não aparecimento do técnico e uma justificativa precisa ser reportada.

E quando há outras chamadas de emergência, é possível deslocar o técnico que está mais próximo ao local.

Tudo isso, o gestor de equipes externas consegue fazer por meio de um painel de controle. Ali, com a geolocalização de todos os técnicos, sabendo o status da visita de cada um (início/em andamento/finalização), além de saber o local exato, pode remanejar quem está mais próximo àquela visita que ficou aberta por técnico que foi deslocado para atender uma emergência.

Organização e administração dos processos

O prestador de serviço que atua na indústria precisa ser muito bem organizado. Seguir a agenda, ser pontual e ter à mão todos os processos e documentos utilizados no atendimento.

Entre eles, estão:

  • Ordem de serviço;
  • Check-lists;
  • Relatórios – fotográficos; visita técnica, análises, entre outros;

Existem mais, porém esses três são os que fazem parte do dia a dia e que são essenciais para que a visita seja feita. E mais que realizar o serviço de acordo com o que é proposto no agendamento, indicar o que foi feito, o que foi trocado, o nome do técnico, dia e horário, auxiliam nas próximas visitas e também no planejamento da agenda.

Viu, como um processo é ligado ao outro? Não tem como escapar. Quando um não está muito bem gerenciado, acaba virando uma fila de dominós, um cai, todos os outros vão junto. A melhor forma é manter tudo muito bem organizado e a fila em pé sempre.

E caso um único caia, a habilidade em corrigir seja tão rápida que os demais processos não sintam e tenham que começar do zero.

Ordem de serviço

E já que citamos a ordem de serviço, é por ela que tudo começa. É um documento norteador que indica onde e quando será a visita e mais ainda, o que precisa ser feito e o que realmente foi realizado. Ou seja, é um histórico sobre o serviço e também um comprovante de que realmente aconteceu.

O modelo que seu prestador de serviço utiliza no momento atende todas essas informações? E outro ponto: quando você recebe a cópia, é possível entender o que está escrito nela? E ter que guardá-la também é outra questão, já que é preciso um arquivo de fácil acesso para que seja consultada sempre que necessário.

O nosso objetivo aqui é não causar mal estar, mas sim te indicar como melhorar a comunicação e também promover uma melhor relação com o prestador de serviços que atua na sua indústria.

Se não tiver como fazer um comparativo, você pode baixar um modelo ideal para a prestação de serviço. É possível bater todos os campos e se quiser adotá-lo, fique à vontade: modelo de ordem de serviço para prestador de serviço.

E para isso, que tal sugerir a adoção da ordem de serviço digital?

As rasuras são evitadas, assim como as perdas. Sim, acontece com mais frequência do que se imagina. Além de facilitar a comunicação entre técnico e gestor, o arquivamento é todo digital. Vai para o e-mail do cliente após finalizada a visita. E ainda fica em nuvem no sistema de gestão de equipes externas utilizado pelo prestador de serviços.

Quer saber mais?

Esse conteúdo foi produzido pelo Field Control, sistema de gestão de equipes externas, que soluciona muitos dos problemas citados aqui. Com pouco tempo uso, é possível detectar e eliminar as falhas mais graves que sua prestadora vive atualmente, aumentando a produtividade, reduzindo custos e elevando a qualidade dos serviços prestados na visita. Para saber na prática como funciona, você pode agendar uma demonstração gratuita em nosso site e também contar com nosso time para qualquer dúvida.

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